クリエイター必見！タスクに対する考え方とタスク管理に役立つ代表的なグループウェアを紹介

この記事ではクリエイターが業務を遂行する上ではずせないタスク管理について紹介していきます。現在、業界を問わずタスク管理が重要視されており、スケジュール面においてはプロジェクトチームでのタスク共有が一般化しています。クリエイターが個人でタスク管理する会社もあれば、チームやグループで綿密なタスク管理を行う会社もあり、そのツールもさまざまです。

そこで今回は、クリエイターであるあなた自身の仕事効率の改善のためにも、他社がどんなツールを使っているかを含め､タスク管理に関する知識を学んでいきましょう。

タスクの概念とは？スケジュールとの違いを知っておこう

タスクと聞いて、カレンダーに書き込まれたスケジュールを思い浮かべる人は多いのではないでしょうか。個人単位、チーム単位でのスケジュールが一気に見渡せるカレンダーをインターネット上で共有している様子は今やどの職場でも見ることができます。

スケジュールは確かにタスクの一部ですが、すべてではありません。スケジュールはあくまでタスク管理を行うために一旦完成した仕様書のようなもの。クリエイターにとってはスケジュールに書き込まれる課題（タスク）そのものの設定こそが重要です。

マネージャーからタスクを「振られる」「受ける」仕事は卒業。キャリアアップを望むなら、積極的なタスク管理を

これまでの業務経験の中で、あなたはどのようにタスク管理に取り組んできたでしょうか。新人の頃ならば、適正な量のタスクを上司に設定してもらうしかありません。それは自分がどれくらいの仕事量を消化することができるのか、あいまいに予想するしかないからです。マネージャーも「新人ならこれくらい」と少なめであったり、スキルの確認ができる仕事を振って対応力を見ていくはず。

しかし､これが1年2年と業務経験を重ねていくと、自分の仕事の処理能力が自然とわかってきます。キャリアを積んだクリエイターなら能動的に仕事を選択し、マネージャーと交渉して仕事量を決めていくのもクリエイティブの現場では自然な流れです。複数のメンバーでプロジェクトにあたる以上、タスク管理は個人で完結できるものではありませんが、マネージャーに自身のタスク管理をすべて任せてしまっていては自分の望む方向へのキャリアアップは果たせません。

すでにキャリアのある人ならもちろんのこと、新人でも自分の仕事内容と周囲の状況が飲み込めてきたら、クリエイターとしてタスク管理を意識していくことが重要です。

キャリアアップに繋がる短期的タスク管理（スケジュール）と中長期的タスク管理（目標設定）

経験を積んで自身の市場価値を上げていくことがキャリアアップに繋がるのはどの職業も同じです。そしてその経験とは、こなしたタスクに他なりません。タスク管理は､プロジェクトのスケジュールを順調に進めていくのと同時に自分のキャリアを向上させていく行為だと認識しましょう。

まずやるべきなのは短期的タスク管理です。プロジェクトの中で自分が消化しなければならない仕事を今日、明日、今週といったスパンで確認していきます。この作業はいわゆるスケジュールを立てるという作業と何ら変わらないかもしれません。上司やメンバーとの打ち合わせによって、自分の仕事の配分が決まり、クリエイターなら向こう1週間程度を視野にスケジュールを組むことができるはずです。自分の仕事のスピード感がわかっていれば、余裕をみて仕事の設定ができます。

そして意識すべきなのが中長期的なタスク管理です。自分のキャリアアップのためにどんなタスクを積むことが必要なのか、月単位、シーズン単位、年単位で考えていきます。こちらはキャリアプランを立てる発想です。中長期的タスク管理の中でやらなければならないのは短期的タスク管理との組み合わせ。年、シーズン、月と、スパンを落としていけば、今はどんなタスクを身に付けるべき時期かが自ずと決まってきます。

もちろんマネージャーと話し合いのうえで決まるタスクが自分の思い通りになるとは限りませんが、目標設定をしっかりしておくことで、マネージャーとの交渉材料も増えることになります。社員がキャリアアップすることは会社の価値を高めることに他なりません。タスク管理を綿密に行うことで上司との信頼関係も高めていきましょう。

タスク管理で用いられるグループウェア4選

今、プロジェクト単位、チーム単位のタスク管理を大きく進化させているのがグループウェアです。最近ではこのグループウェアがクリエイターの業務に深く関わり、募集要項に使用中のグループウェアの名称を載せ、入社後できるだけ早く対応できるよう応募者に周知する企業も出てきました。

ここではタスク管理に用いられる代表的なグループウェア4選を紹介していきます。

01. プロジェクトを見える化！クリエイティブ業界で多用される『Backlog』

プロジェクト管理に必要な機能がオールインワンで提供される『Backlog』はWeb制作やゲーム制作のクリエイティブ業界で多用されているグループウェアの1つです。プロジェクトの動きを視覚化することに注力したこのグループウェアは、バーンダウンチャート、ネットワーク、ガントチャートなど、カラフルな図表でプロジェクトの進捗を直感的にわかるのが大きな特徴となっています。

02. シンプルな使いやすさを追求！確認ミスがなくなるタスク管理の本道『Jooto』

フリーランスの個人使用から企業の大規模プロジェクトまで、シンプルでわかりやすいからこそ使いやすいと言われるのが『Jooto』で、すでに10,000社、150,000ユーザーが使用中です。ホワイトボードにタスクを記入した付箋やメモを貼っていくイメージの直感的な操作がわかりやすく、誰でも簡単にプロジェクト管理、タスク管理ができます。

03. フルスペックの決定版！ プロジェクトの進行を多角的にバックアップする『Taskworld』

多機能と使いやすさの両面を追求し、タスク管理、プロジェクト管理のフルスペックを目指したグループウェアが『Taskworld』です。タスクで費やした時間を計測したり､詳細なアクティビティログを残すタイム計測＆ログ機能や、共有ファイルの活用をサポートする優れたファイル管理機能、プロジェクトの進捗を多角的に分析し､視覚化するアナリティクス機能など、使い込む程に手放せなくなる機能を持ったグループウェアです。

04. マルチデバイス対応で外出時もストレスフリー！テレワーク支援機能も備えた『NI Collabo Smart』

『NI Collabo Smart』の特徴は高機能を備えながら幅広いスマートデバイスに最適化された使い勝手のよさ。営業などの渉外スタッフの利用に便利なのはもちろんのこと、クリエイターの「働き方改革」の実現にも有用なテレワーク支援機能も備えています。高機能ワークフローや社内ソーシャルなどあらゆる規模の企業に必要な機能を標準搭載。言語切り替えやタイムゾーン対応など､グローバルな利用が可能です。

タスク管理がもたらす好影響とは？ グループウェアの活用で企業に期待できること

上記の4つのツール以外にもタスク管理ができるグループウェアは多数あります。プロジェクトにおけるワークスペース、あるいはメンバー同士のコミュニケーションツールとしてさまざまな機能を持つグループウェアですが、やはり最も重要視されているのはプロジェクトの推進になくてはならないメンバーの進捗管理の機能です。個人レベルで通常のタスク管理に活用されるのはもちろんのこと、プロジェクトの進行に携わるプロデューサーやプロジェクトマネージャーなどが俯瞰でメンバーの作業状況を確認でき、リソースの補填やトラブル対応など、迅速でダイナミックな動きが可能になるのです。

大手を中心に急速に活用が広まりつつあるグループウェアですが、クリエイティブ業界を見渡すと、まだ導入されていない企業もあるようです。緻密なタスク管理はあなた自身の成長に好影響をもたらすとともに、プロジェクトの成功、会社の発展にも大きく寄与します。

転職先として企業を検討する場合には、グループウェアの活用状況も企業のタスク管理への意識を測る1つの目安と言えるでしょう。

タスク管理を効率的に行う上で知っておくとよい考え方

「スケジュールに沿って仕事が進まない」、「成果物が予定通りに納品できない」などは、多くのクリエイターが直面する問題でしょう。そのような、スケジュール遅れを起こさないためにクリエイターがまず見直すべきはタスク管理です。会社で行う組織的なタスク管理について考え方をつかむことができたら、次は自分個人のタスク管理に立ち戻ってその方法を考えてみましょう。

タスク管理で仕事内容をPDCAサイクル化する

タスク管理というとどうしてもタスク設定に目が行きがちですが、個人の業務におけるタスク管理の流れを見ると、きれいにPDCAサイクルになっていることがわかります。上の図表をご覧いただけばわかるとおりPDCの行程はまさに業務そのままなので解説の必要もないでしょう。

タスク管理の中で重要となってくるのがAの自己評価の部分です。進捗チェックのフィードバックによって自分の能力やスキルが更新されていることを確認していかなければなりません。ただ漫然と振られた業務をこなしていくのではなく、次の段階へどのようにステップアップしていくかをタスク管理の流れを軸に毎回自己評価することで考えていきましょう。

タスク管理で変わる、あなたのスキルとキャリアプラン

ここからは、クリエイターにとってタスク管理という自己マネジメントの意識がいかに大切かを見ていきます。タスク管理を軸としキャリアアップを見据えた自己マネジメントに取り組むことで高いモチベーションを維持することができ、業務と自分自身をよい方向に導くことができるでしょう。

クリエイターがタスク管理を行うメリットは、スケジュール管理ができることだけではありません。個人で作業するクリエイターは仕事を細分化してタスクにかかる時間を見極めていくのが重要です。一連の業務の中で、自分はどの作業ならスピーディーにこなすことができ、どの作業で手が止まってしまうのか。タスクを細かく洗い出し、作業の進捗を確認することで自分が克服すべきスキルが見えてくるのです。スケジュールに沿って問題なく進んでいれば書き込むタスクは簡略で詳細は頭の中というのでもOKでしょう。

しかしスケジュールが遅延したり、納期の設定が苦しくなったりするときには、細分化したタスクを見直し問題点の究明をすることです。そうすることで1つずつ問題点をクリアしていくことができ、スキルアップ、そしてキャリアアップにも繋がっていくでしょう。タスク管理を徹底して行うことで業務上の問題点が浮き彫りになり、やるべきことが見えてくるのです。困ったときほど、タスク管理を徹底してみましょう。タスク管理を単なるリマインダー機能だと思って使用するのはクリエイターにとって大きな損失なのです。

中長期的タスク管理を活用した自己マネジメントができるようになると、自身のキャリアプランが明確になるのはもちろんのこと、自然とチームのマネジメントに意識が向いていきます。前述のグループウェアを活用している企業ならば、他のクリエイターの様子を知ることや、コミュニケーション・情報共有も容易にでき、自然とプロジェクト全体を見渡す視点が身に付いていきます。タスク管理の持つさまざまな相乗効果によって、あなたのキャリアアップをより具体的なものへとシフトさせていってください。

まとめ

業務の漏れや遅れなどのミスを起こさないために工夫を凝らした機能で、タスク管理のスタイルを進化させてきたグループウェア。参加人数の多い巨大プロジェクトではグループウェアの活用がもはや不可欠です。使いこなすには高度な知識とスキルが必要なクリエイティブツールに比べ、グループウェアは直感的な操作が可能で、パソコン操作に慣れたクリエイターなら導入も容易です。

しかしタスク管理の中でクリエイターに常に意識してほしいのはグループウェアの便利さだけではなく、いかにして自身のキャリアを向上させていくかということ。タスクが完了すれば終わりではなく、積み上げたタスクこそがあなたの財産になっていることを意識してタスク管理に取り組みましょう。業務をスムーズに進めるだけでなく、タスク管理をすることで1年後２年後の自分を展望しつつ、より自分に合った働き方をクリエイトしてください。