退職届に適した用紙は？サイズや購入方法、折り方も紹介

かつては退職届といえば手書きが主流でしたが、現在ではPCを使って作成するケースも珍しくはありません。PCで退職届を作成する場合、家庭用のプリンターなどで通常使っているコピー用紙や、OA用紙、プリンター専用紙などにプリントします。とくに高級な紙を用意する必要はありませんが、裏が透けるような薄すぎる紙や、再生紙配合率が高く白色度の低い紙、色付きの紙などは避けたほうがよいでしょう。

コピー用紙の長所は手軽に入手しやすいこと、短所は、やや事務的な印象になる点です。PCで退職届を作成するかどうかは、上司など提出する相手の考え方や、会社の文化などに合わせて決めるとよいでしょう。

退職届を作成する際にスタンダードなのは、白無地の便せんに縦書きです。白無地便せんの長所は丁寧な印象を与えるところ。短所は、売っている場所が限られている点と、行をまっすぐ揃えて書くのが難しいところです。まっすぐ書く自信がない場合は、罫線の入った台紙（下敷き）がセットになっているものを選ぶとよいでしょう。

白地に薄い罫線の入った縦書き用の便せんも、ビジネスの場で使用するのにふさわしい用紙です。白無地の便せんよりも罫線入りの方が入手しやすいのがメリットです。罫線が入っているので、縦書きに慣れていない人におすすめですが、あくまで手書きが前提なので、書き間違えた場合は書き直しが必要になります。

退職願や退職届専用の便せん・封筒のセットや、届出の専用紙なども市販されています。便せんにあらかじめ退職願や退職届の文面が印刷され、日付や氏名などが空欄を手書きで埋めるタイプのものや、文面のテンプレートを無地の便せんに敷いてなぞり書きするタイプのものなどがあります。昔から届け出などオフィシャルな場面に使われてきた「奉書紙」という和紙を使用したものもあります。

いずれも用途が退職願・退職届に特化されているため、ビジネスマナーを守った文書を迷わずに作成できる点が長所です。短所は、どこでも売っているものではないことと、ほかの用紙と比べて高価な点です。

会社によっては、人事部などがあらかじめ文面を印刷した退職届用紙を用意していることがあります。また、中には社内システム上の退職届フォームに入力・送信する形を採用していて、紙の退職届が必要ない場合もあります。自分で退職届を用意する前に、あらかじめ就業規則を読んだり、上司や人事部に聞いたりして確認しておきましょう。

B5サイズ(182mm×257mm)は、一般的な便せんのサイズです。三つ折りにすると、手紙などに使われる長型4号の封筒にぴったり収まります。封筒に入れたときコンパクトになる点がメリットで、人目につかないようポケットなどに入れて持ち運ぶのに適しています。デメリットは、プリンターの用紙はA4が一般的なため、PCで作成して家庭で印刷する際など、用紙を用意する手間がかかる場合もある点です。

A4サイズ（210mm×297mm）は、一般的なビジネス書類のサイズです。自宅のプリンターなどで印刷する場合は特別な用紙の用意が必要なく、受け取る側もほかの書類とあわせて管理しやすい点がメリットです。デメリットは、適した封筒のサイズが長型3号（120mm×235mm）でやや大きいため、ポケットなどに入れて持ち運ぶのに適さない点です。