退職の挨拶メールはいつ、誰に送る？社内向け、社外向けの例文も紹介

社内向けに退職の挨拶メールを送る際は、一斉送信するのが一般的です。ただし、個人的に親交のあった方や、お世話になった上司には、別途個別にメールを送ってもよいでしょう。以下、詳しく解説します。

社内の人へ退職の挨拶メールを送るタイミングは、基本的に最終出社日です。リモートワークの場合も、PC等の機材返却で会社に出社する際（最終出社日）に送るのがよいでしょう。なお、有給休暇を消化して、そのまま退職する場合もあるので、最終出社日が退職日と同じとは限りません。

メールを送る時間帯は、一般的に始業前、お昼時、終業前など、社内の業務が落ち着いている時間帯とされています。しかし、忙しい時間帯は職場によって異なるため自社の状況、送る相手の状況に合わせましょう。

退職の挨拶メールは、年次や立場にかかわらず、基本的には日頃から業務などでやりとりがある相手、以前にある程度の期間やりとりがあった相手など、お世話になった人に送ります。

社内に退職の挨拶メールを送る際には、一斉送信でも問題ありません。

ただし多くの人に一斉送信をする際には、送信先に気をつけましょう。Toには自分のメールアドレスを入れ、送信先のメールアドレスはすべてBccに入れます。くれぐれも、「ToやCCに送信先メールアドレスを入れたため、送った相手がすべて見えてしまう」という状況にならないよう注意してください。

もし、業務における社内連絡に、ビジネスチャットやメッセンジャーなどのツールを導入しており、普段から社内への連絡にメールを使うことがほとんどない、あるいは会社からもメールの使用が推奨されていない、という場合は、通常利用しているツールで退職のメッセージを送ってもいいかもしれません。

メールで送るか、チャットやメッセンジャーで送るか迷う場合は、過去に退職した人の例を参考にするとよいでしょう。

取引先など、社外向けに退職の挨拶メールを送るタイミングは、社内向けとは異なります。

担当顧客などに対してはメールでの連絡に加えて、直接訪問する場合も多いため、退職日が決まった時点ですぐに準備を始めましょう。

取引先など、社外へ退職の挨拶メールを送るタイミングは、あなたの後任の担当者が決まり次第、少なくとも退職の2～3週間前です。引き継ぐ担当者の名前を必ず添えたうえで、相手先の業務が忙しい時間帯を避けて送りましょう。

退職の2～3週間前までに挨拶メールを送る理由は、後任の担当者に業務を確実に引き継ぎ、取引先に迷惑をかけないためです。「ちゃんと前任者から情報が引き継がれているのか？」と不安にさせないためにも、十分な余裕をもって行動しましょう。

社外向けに退職の挨拶メールを送る範囲として、まず最優先にすべきは現在やりとりしている取引先（顧客、仕入先、その他パートナーなど）です。その次に優先順位が高いのは、以前担当していて現在は後任に引き継いでいるが、今でも何かしらの親交がある取引先です。

社外に退職の挨拶メールを送る際は、一斉送信ではなく、個別送信が基本です。一斉送信の場合、万が一送り先を間違えたり、Bccに入れるべきメールアドレスがToやCCに入っていて見える状態になっていたりすると、取引先情報や個人情報の流出に繋がってしまいます。

なお、個別送信とはいっても、必ずしも「個人宛」である必要はありません。1企業、または1部署の中に連絡したい相手が複数いる場合には、送りたい相手のメールアドレスをすべてToに入れ、本文の冒頭にも全員の宛名を入れて送ってもよいでしょう。

退職理由は詳しく書かず「一身上の都合」とするのが基本です。なぜなら、個人的な事情や社内に関するネガティブな情報を書くと、余計な憶測やトラブルを招いてしまう恐れがあるためです。

これまでお世話になったことへの感謝や、対面で挨拶ができなかった方へのお詫び、相手の健康や会社の繁栄を願う言葉など、ポジティブな要素はしっかり入れましょう。

社内に一斉送信する退職の挨拶メール＜例文＞

直属の上司やお世話になった方へ個別に送る退職の挨拶メール＜例文＞

社外向けの場合は、現在担当している取引先であるかどうか、メールの後に訪問するかどうかで内容が変わってきます。

退職日を明記し、退職理由は「一身上の都合」とするなどは社内向けと同様ですが、退職後の連絡先は社外には送らない方がよいでしょう。

社外に送る退職の挨拶メール＜例文＞

社外に送る退職の挨拶メール（後日後任者と訪問する場合）＜例文＞

退職の挨拶メールには、会社への未練や不満、愚痴などを書かないようにしましょう。退職の挨拶メールは、これまでお世話になった方々へ、感謝を伝えるためのものであり、ネガティブな感情や意見を伝えるためのものではありません。職場や人間関係に悪影響を与えないためにも、退職の挨拶メールにネガティブな要素を含めるのは絶対に避けましょう。

お世話になった方々へ感謝の気持ちをていねいに伝えることで良好な人間関係を保ちましょう。元上司や元同僚は、新たな人脈となり、いつかあなたを支えてくれる存在になるかもしれません。心からの謝意を表し、今後の機会に繋げていきましょう。

必ず返信する必要はありませんが、わざわざ返信してくれる方はとりわけ親交が深い方であると思います。今後に対する意気込みや、相手への感謝、相手をねぎらう言葉などを添えて返信してみてはいかがでしょうか。以下の例文も参考にしてみてください。

退職挨拶メールへの返信に対する返信の例文

有給消化中に退職日が来る場合は、有給消化に入る前の最終出社日に退職の挨拶メールを送りましょう。メールを送る際に気をつけるべき点や考え方は、退職日まで勤務する場合と変わりはありませんので、この記事の内容を参考にしてください。

派遣社員の場合でも、同じ派遣先に長期間勤務した場合や、仕事で関わった人が多い場合は、挨拶メールを送った方がよいでしょう。企業によっては、正社員か派遣社員かの区別なく、社外の取引先とやりとりをしていることもあります。その場合は、とくに自身が派遣社員であることには触れずに挨拶メールを送りましょう。