退職願と退職届の違いとは？正しい書き方（見本）と封入ポイント、提出手順まで詳しく解説
志望する企業からようやく内定を獲得。しかし在職中の転職者にとってはもう1つ、越えなければならない大きな壁があります。それは希望する日までに「在職中の会社を退職する」ことです。また、転職活動に本腰を入れるために、転職先が決まるより先に会社を退職する転職者もいます。いずれにしても、転職という一連の動きの中で、退職の手続きは避けて通れません。
そんな中、退職願と退職届については、転職者が在職中の企業を退職するうえで必ず知っておかなければならないポイントです。会社に正式に退職の意思を伝える方法は、退職願または退職届を会社に提出する以外にありません。そこで、ここでは退職願・退職届の違いと正しい書き方、提出の仕方や提出した後のポイントについて、キャリアアドバイザーが詳しく解説します。
キャリアアドバイザー プロフィール
K.Saito
Web・ゲーム・IT業界を中心に、事業会社のWeb部門や広告代理店など、クリエイティブ業界全般を担当。業界に特化した転職支援実績やノウハウで、キャリア設計や転職活動のプランニングをサポートできるのが強み。求職者の理想を叶える転職支援は、自分の使命だと思っている。
知っておきたい「退職願」と「退職届」の違い
転職前の退職手続きをスムーズに進めるためには、退職願や退職届の違いを理解し、「いつ出すか」「どこに出すか」といった具体的な手順も把握しておくことが重要です。ここからは、退職願と退職届の違いに注目し、それぞれが持つ意味と提出のタイミングについて解説します。
退職願・退職届、それぞれが持つ意味
転職を希望する企業へのアプローチは着々と行えても、転職者がついつい躊躇してしまうのが在職中の企業に対する退職意思の表明です。社員と会社（経営者）は雇用関係にあり、この契約を終了させるためには正式な書面が必要です。そのために社員が会社に提出するのが「退職願」あるいは「退職届」なのです。
最近ではこの退職願と退職届の違いについて一般的な認識が、ややあいまいになってきているようですが、本来この2つは大きく性質が異なります。
退職願・退職届の違い
退職願は、会社（あるいは経営者）に対して退職を願い出るための書類であり（ということは、却下される可能性もある）、退職届は、会社に退職の可否を問わず、自分の退職を通告するための書類です。
ちなみに、会社を辞めるときに提出する書類として、「退職願」「退職届」のほかに、「辞表」もありますが、辞表とは会社の役員など、会社と雇用関係にない人がその役を辞める際に提出する書類です。
退職願・退職届、それぞれを提出するタイミング
円満退社のためには、突然会社に退職届を提出するのではなく、退職願の形でできるだけ早い時期に退職の意思を会社に伝えたほうがいいでしょう。
一般的には、退職を決意したら、退職願を作成し、直属の上司に提出します。退職することについて内諾が得られ退職日が確定したら、その日付を記載した退職届を作成し、改めて直属の上司に提出します。詳細については「退職願・退職届を提出するまでの手順を時系列でご紹介」でも解説します。
- 1退職を決意
- 2退職願を作成
- 3直属の上司に退職願を提出
- 4退職の内諾を得て退職日を確定
- 5退職届を作成
- 6直属の上司に退職届を提出
以上の流れを理解したうえで、続いては、退職願・退職届の正しい書き方について解説します。
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退職願・退職届の書き方と封入ポイント
先でも触れたように、退職願は会社からの慰留などによって撤回することが可能ですが、退職届は一方的な通告なので、一度受理されてしまうと自分の意思で撤回することはできなくなります。それくらい、退職願・退職届は重要書類となるわけです。
ここでは、退職願・退職届を書くうえで、前もって知っておいたほうがよい内容と封入のポイントをまとめました。下記の見本・参考例から、まずはしっかり書き方の基本を押さえ、慣例も踏まえたうえでご自身に合った内容に調整してみてください。
退職願・退職届の見本と書き方のポイント
退職願・退職届ともにフォーマット・文面はほとんど共通しており、退職の意思・退職理由・退職日を告げる以外の情報は書かないのが一般的です。以下、退職願・退職届の見本と書き方のポイントをまとめましたので参考にしてください。
退職届・退職願テンプレートダウンロード（縦書き・横書き）
書き方のポイント
- 一行目の「退職願」「退職届」は、便せんの天地の中央よりやや上に書く（横書きの場合は中央）
- 二行目の「私事（または私儀）」は、便せんの下（横書きの場合は右端）に書いて改行する
- 年月日は和暦・西暦どちらでも問題ないが、縦書きの場合は漢数字（一、二、三）を使う
- 所属部署を書く際、役職名は必要ない
- 自分の氏名は、所属部署名の次行の下（横書きの場合は右）に書くが、捺印のためのスペースを空けておく
- 代表取締役（社長）に宛てる体裁とし、代表者の肩書と氏名は文末に書く。敬称は「様」または「殿」が一般的
用紙のサイズ・色
退職願・退職届に適した用紙サイズはB5かA4です。PCで作成しても問題ありませんが、白無地の便せんに手書きするのが一般的です。白地に目立たない罫線が入っている便せんでも、ビジネスマナーには反しません。退職願・退職届専用の便せんと封筒がセットになった、便利な商品も市販されています。
退職願と退職届の慣例「一身上の都合により」とは
退職願でも退職届でも、退職理由は「私事 一身上の都合により」と書きます。退職の理由を具体的に書く必要はありませんし、書くことによるメリットもありません。
退職願・退職届は会社にとって、退職者本人が退職を希望したことを証明する書類で、解雇ではないことを示す重要な書類です。万が一、退職の状況について個人と会社の意見に相違があり、争うこととなった場合、退職願・退職届は監督官庁や裁判所への提出が求められる場合もありえます。
大事なのは「（会社都合ではなく）退職者本人が希望した退職かどうか」。その点さえ明確になっていればよいので、退職の意を固めて退職願・退職届を出すのであれば、退職理由は「一身上の都合」としましょう。
退職願・退職届の折り方と封筒の書き方
退職願・退職届は、特別な事情がない限りは郵送ではなく手渡しするのが一般的です。さまざまな関係者の手に渡り、保管される重要書類のため、必ず封筒に入れて提出しましょう。以下にポイントを解説します。
折り方・封筒の書き方のポイント
- 作成した退職願・退職届は、三つ折りにして封入する
- 封筒の表面には「退職願」または「退職届」とだけ書く
- 裏面の左下に所属部署と自身の名前を書く
- 筆記具は油性の黒ボールペンがおすすめ
- 手渡しの場合、封筒は閉じなくても問題ない
- ノリやテープ付きの封筒であれば封を閉じ、「〆」マークを書く
封筒の選び方や退職願・退職届の封入方法についてより詳しく知りたい方は、こちらの記事を参考にしてください。
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退職願・退職届を提出するまでの手順を時系列でご紹介
退職願・退職届の書き方について触れてきましたが、ここからは、退職願・退職届を提出するまでの手順と、提出後にとるべき行動について解説していきます。円満退職するためにも、退職願・退職届に関わる一連の流れを知っておきましょう。
退職願・退職届を準備する前に、退職までのスケジュールを設定する
転職先への内定が決まっている場合は、転職先への入社日よりも前に退職日を設定する必要があります。まずは在職企業の就業規則で「退職希望日のどれくらい前までに退職願・退職届を提出しなければいけないのか」を確認したうえで、転職先への入社時期を決めましょう。
直属の上司への相談、仕事の引継ぎやプロジェクトの切れ目など、退職に向けた準備調整に要する時間を考えると退職の1〜2ヵ月前には退職の意思を在職企業に伝えておくのが現実的です。
転職希望者はどうしても転職先企業に意識がいってしまい、「1日でも早く入社してほしい」と言われたらそれに応えたいと思うかもしれません。しかし、次が決まっているならばなおさら、在職中の会社にできるだけ迷惑をかけないよう気を配り、円満退職を目指すことも重要です。
退職届は退職希望日の2週間前でもいい？
民法の第627条では、雇用期間の定められていない従業員には退職の自由があり、会社に対して2週間前までに退職を通知（＝退職届の提出）すれば退職することができます。しかし、常識的に考えてたったの2週間では後任の採用や業務の引継ぎができません。円満退職のためには、退職願・退職届を書く前に必ず就業規則を確認し、会社のルールに沿って準備を進めましょう。多くの企業では就業規則で「退職希望日の○ヵ月前までに退職願・退職届を提出する」など、退職手続きのルールや書類の形式が定められています。
退職の意思が固まったら、できるだけ早く直属の上司に相談する（退職願を提出する）
退職の意思が固まったら、一刻も早く直属の上司にアプローチしましょう。「相談したいことがあります」と事前に面談を申し込んで上司の予定を押さえ、他の人から話を聞かれることのない会議室などで退職の意思を伝えます。退職願は、面談の場で上司に手渡しします。退職希望日を提示したうえで具体的なスケジュールを上司と調整しましょう。
退職の話を切り出すのは難しいものです。上司から強く慰留されることもあるかもしれません。しかし、話すことを恐れて予定を先延ばしにした結果、突然退職するような状況になれば、最も困るのは在職中の会社や社内のメンバーです。あなたの退職についてできる限り会社に検討、対応してもらう時間をつくるには、あなたが早く話を切り出す以外に方法はありません。
退職の意思を伝えたら、退職届を作成・提出する
直属の上司と面談して退職の意思を伝え、相談のうえで退職日が決定したら、いよいよ退職届を作成します。一般的には、退職希望日の1ヵ月前までに退職届を提出することが就業規則に明記されていることが多いようです。
作成した退職届は基本的に直属の上司に手渡しで提出します。その書類が最終的に退職の承認権限者の手に渡り、受理されたら、正式に退職が承諾されたことになります。
退職の意思を固めたのであれば、もし強く慰留されても、簡単に妥協して退職までの期間を引き延ばしたりしないことが大切です。ただし、話し合いの際には単に自分の都合を主張するのではなく、在職企業で得た人間関係や、スキル、経験、成長するための環境などに対して、率直に感謝を示すようにしましょう。
退職届が受理されてから、退職のアナウンスをする
退職のアナウンスは、退職届が正式に受理されたのちに、上司からほかの社員へと発表する形が望ましいでしょう。あなたの退職に関するうわさが社内外に広がることを防ぐためにも、退職の話を進めている間は、そのことを不用意に話さないよう気を付ける必要があります。
とくにクリエイターの場合、活躍する業界は広いようで狭いものです。あなたが無関係だと考えていた会社同士が実はつながっていることも、大いにあり得ます。
退職時のトラブルが原因で在職企業との関係性が崩れたり、うわさが広がって転職先企業の心証を害したりすることのないように、社内メンバーへ退職予定を知らせるタイミングは上司や会社の判断に委ねましょう。
退職願・退職届に関するよくある質問
最後に、退職願・退職届に関してよくある質問をご紹介します。
Q.1 退職願を出さずに退職届だけ出してもいい？
退職願は会社側に「退職を願い出る」ための書類であり、退職の意思を示すものです。そのため、「退職の意思表示」さえ明確にできれば、必ずしも書類を提出する必要はありません。
たとえば、「退職の相談」として上司に口頭で退職の意思を伝えた場合、それが「退職願」の役割を果たしますし、メールやビジネスチャット、LINEなどで伝えた場合も同様です。
ただし、口頭での意思表示は録音などしない限りは証拠が残らないため、後々「言った・言わない」のトラブルに発展しかねません。メールなどはデータを残すことができますが、受け取る側にとっては心の準備のないところに突然重大な連絡が飛び込んできて、その場で相手の本意を確認することもできないため、あまり気分のよいものではないでしょう。
余計なトラブルを避け、確実に退職の意思表示をしたいなら、対面で「退職願」を提出するのがおすすめです。
Q.2 退職願・退職届は手書きがいい？
手書きでも、パソコンで作成しても、どちらでも構いません。
縦書き、横書きどちらでも問題ありませんが、一般的なのは便せんに縦書きです。退職願・退職届はその内容が重要であり、作成方法について問われることはほぼないと考えてよいでしょう。ただし、企業によっては手書きが義務付けられていたり、署名のみ直筆が求められたり、所定のフォーマットが用意されている場合もあります。必ず事前に就業規則を確認し、会社のルールに従ってください。とくにルールがない場合は、この記事で解説してきた一般的な形式に沿って作成するのが無難です。
Q.3 「会社都合」で退職する場合も退職届の提出は必要ですか？
「会社都合」の場合は、基本的に退職届の提出は不要です。
ただし、会社側から退職届を求められた場合はそれに従います。
会社都合の退職で退職届を作成する際に注意しなければならないのは、退職理由に「一身上の都合」とは決して書かないことです。もし「一身上の都合」と書いてしまうと、自己都合退職とみなされて、失業手当の金額や期間が変わってしまう場合があるためです。「貴社、退職勧奨に伴い」「業績不振に伴う○○事業所閉鎖のため」など、具体的な理由を必ず書きましょう。
まとめ
ここまで、退職願・退職届の書き方から、提出手順、よくある質問について解説してきました。退職願・退職届は、あなたにとっても会社にとっても重要でオフィシャルな書類であることがわかったと思います。修正のやりとりで気まずい思いをしたり、内容に関して後々トラブルが起こったりしないよう、退職願・退職届は、会社の規定に沿って不備なく書きましょう。
また、退職願・退職届を正しい書き方で作成し、提出した後は、周囲の人への気配りも忘れずに。この記事を参考に、ぜひ円満退職を目指してください。
