退職願と退職届の違いとは - 正しい書き方と提出手順

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希望の企業からようやく内定を獲得。しかし在職中の転職者にとってはもう一つ、超えなければならない大きな壁が存在します。それが「在職中の会社を退職する」ということです。また、転職活動に本腰を入れるために、転職先が決まるより先に会社を退職するという選択をする転職者もいます。どちらにしても、転職という一連の動きの中で、退職が重要であることに変わりありません。

退職届と退職願について知っておくことは、転職者が在職中の企業を退職する上で必ず知っておかなければならないポイントです。会社に正式に退職の意思を伝える方法は、退職願または退職届を会社に提出する以外にありません。そこで、ここでは正しい退職願・退職届の書き方や提出の仕方、提出した後のポイントについてまとめてご紹介します。

知っておきたい退職願と退職届の違い

転職を希望する企業へのアプローチは着々と行えても、転職者がついつい躊躇してしまうのが在職中の企業に対する退職意思の表明です。社員と会社(経営者)は雇用関係にあり、この約束事を終了させるためには正式な書面が必要です。そのために社員が会社に提出するのが「退職願」あるいは「退職届」なのです。

最近ではこの退職願と退職届の違いについて一般的な認識が、ややあいまいになってきているようですが、本来この2つは大きく性質が異なります。

退職願・退職届の違い

退職願は、会社(あるいは経営者)に対して退職を願い出るための書類であり(ということは、却下される可能性もある)、退職届は、会社に退職の可否を問わず、自分の退職を通告するための書類です。

民法の第627条には労働者は一方的な意思表示によって一定期間の後に会社を退職できることが認められています。雇用の期間に定めのない正社員の場合、雇用は労働契約の解約の申し入れ(退職届の提出)日から2週間の経過によって契約が終了します。ですから、法的な権利だけに目を向ければ、労働者は退職願を提出せず退職届を提出するだけで会社を辞めることが可能です。しかしそのような一方的な通告では、会社と自分との間にトラブルが発生したり、感情的なしこりを残したりすることにもなりかねません。

円満退社のためには、突然会社に退職届を提出するのではなく、退職願の形でできるだけ早い時期に退職の意思を会社に伝えたほうがいいでしょう。一般的には、口頭で直属の上司に退職の意思を知らせ、会社の内諾を得てから退職願を提出するという形になります。次では、内諾が得られた後の退職願・退職届の正しい書き方について解説します。

退職願・退職届の書き方

先でも触れたように、退職願は会社からの慰留などによって撤回することが可能ですが、退職届は一方的な通告なので、一度受理されてしまうと自分の意思で撤回することはできなくなります。それくらい、退職願・退職届は重要書類となるわけです。

ここでは、退職願・退職届を書く上で、前もって知っておいたほうが良い内容をまとめました。下記の見本・参考例から、まずはしっかり書き方の基本を押さえ、慣例も踏まえた上でご自身に合った内容に調整してみてください。

見本・参考例と書き方のポイント

退職届・退職願ともにフォーマット・文面はほとんど共通しており、退職の意思・退職の日時を告げる以外の情報は書かないのが一般的です。

退職届・退職願は原則として手書きをします。Wordで書いた退職届をPDFファイルにして社内グループウェア経由で上司に提出したWebクリエイターがいるという話もありますが、いくら時代の先端の業界で働いていても、こうしたことはできるだけ伝統的な社会の慣習に従う方が無難です。「退職願」「退職届」のサンプルと書き方のポイントはこのようになります。

退職届 退職願

書き方のポイント

  • 一行目の「退職願」「退職届」は、便せんの天地の中央よりやや上に書きます。(横書きの場合は中央)
  • 二行目の「私事(または私儀)」は、便せんの下(横書きの場合は右端)に書いて改行します。
  • 年月日は和暦でも西暦でもかまいませんが、縦書きの場合は漢数字(一、二、三)を使いましょう。
  • 所属部署を書く際、役職名は必要ありません。
  • 自分の氏名は、所属部署名の次行の下(横書きの場合は右)に書きますが、捺印のためのスペースを空けておきましょう。
  • 代表取締役(社長)に宛てる体裁とし、代表者の肩書と氏名は文末に書きます。敬称は様または殿が一般的です。

※また、退職願・退職届を収める封筒は表面に「退職届(願)」とだけ書き、裏面の左下に所属部署名・氏名を書きます。

退職願と退職届の慣例と疑問

また、退職理由の書き方としては退職願でも退職届でも「私事 一身上の都合により」とすることが決まっていて、これ以外の文言を書き込むと、ほとんどの場合受理されません。「転職のため」もNGなら「病気・長期休養のため」でもNGです。当然のことながら在職企業の仕事内容や待遇に対する不満などは書くべきところではありません。これは、退職願・退職届が、個人と会社にとってオフィシャルな書類であるためです。

退職願・退職届は、会社にとって、退職者本人が退職を希望したことを証明する書類で、解雇ではないことを示す重要な証拠となります。万が一、退職の状況について個人と会社の意見に相違があり、争うこととなった場合、退職願・退職届は監督官庁や裁判所への提出が求められる場合もありうるのです。

だからこそ退職者本人が希望して退職する場合は、一切理由には触れず、ほぼ慣例的に「私事 一身上の都合」と書くことになっているのです。転職者は自ら希望により退職を届け出ていますので、この慣例から逸脱するメリットはありません。

退職願・退職届を提出するまでの手順を時系列でご紹介

退職願・退職届の書き方について触れてきましたが、書くだけ書いて、上司に提出して完了、という訳にはいきません。退職する会社を円満退職するためにも、退職願・退職届に関わる一連の流れを知っておく事が重要となってきます。ここでは、退職願・退職届を提出するまでの手順と、提出後にとるべき行動を解説していきます。

Step1

退職願・退職届を準備する前に、実際の退職までのスケジュールを設定

「転職を希望する企業から内定が出た」あるいは、「転職活動をおこなうために退職を決意した」。転職者が在職中の会社に退職願・退職届を提出するのは通常そのタイミングになるはずです。

内定後に退職をする場合は、転職先と十分に協議した上で、最終的な転職時期を決めていきましょう。あなたの採用が有力な場合、転職先の会社も面接などで内定以前に転職可能時期を打診してくることもあります。これに対して転職者は内定を獲得するために転職可能時期をつい早く設定して発言しがちです。「少しでも早いほうが応募企業に喜ばれるのでは」という心理が働くのも無理はありません。しかし、応募先企業としてはどうでしょうか?例えば正社員として在職中であるにもかかわらず応募者が「2週間で出社できます」といってきたら。この応募者は在職中の企業に迷惑がかかっても平気な人物、もしくは在職中の会社にいつ辞められても困らないと評価されている人物と思われてしまいます。

正社員として在職中なら通常の状況で、最低でも1ヵ月先に入社時期を設定してもらいましょう。仕事の引き継ぎやプロジェクトの切れ目で具体的な期間を示せる時はそれを正直にいって、内定企業とすりあわせが可能かどうかを協議していきます。かといって、事前の打診無しで半年以上先でも大丈夫というわけではありません。クリエイターとしてあなたを新たに迎えたい会社が、転職を待てる期間は通常1ヵ月〜2ヵ月といったところ。それ以上待ってもらわなければならない場合は、最終面接などでタイミングを見て転職先に状況を説明して同意を取り付けておくことも必要でしょう。

入社時期

転職者はどうしても転職先企業に意識がいってしまいますが、トラブルにならず、スムーズな転職をおこなうためには、在職中の会社に迷惑をかけないことも重要なのです。双方が折り合える着地点を諦めずに探り、それを実行していくのも転職者の役割といえます。

Step2

進展が決まった後はできるだけ早く直属の上司と面談の機会を

在職中の会社ではあなたはどのように動けば良いでしょうか。希望の企業から内定を獲得し、転職が間違いのないものになったときは、一刻も早く退職願・退職届を提出する予定の直属の上司にアプローチしましょう。転職先が決まっていなくても退職時期を決めることができたなら、これもできるだけ早期に動くべきです。

実践的なアドバイスとしては、会社や部署、職種によって業務の状況は様々ですが、ストレートに「明日、終業後(あるいは休憩時)にお話しできる時間をください」と上司に頼みます。あなたはつい「明日は忙しいから」「この仕事の山が終わってから」など、上司への相談を後回しにする理由を考えてしまうかもしれません。しかし仕事を続けている以上、退職を先延ばしにする理由は絶えずあり続けます。だからこそ内定が出たり、自分の意志が決まっていたら先延ばしにせず、まず上司にアポイントを取り、翌日、あるいは翌営業日には面談をおこなうというのがベストなのです。

普段とは違う様子で、「明日時間をください」といわれて、退職を全くイメージできないという管理職はいません。だからこそ、その日はそれ以上の話はしないようにします。あなたはこの時点で退職する意思表示の方法や退職理由など既に考えていることと思います。明日までの1日でさらにそれをしっかり上司に伝えられるように準備しておきましょう。敢えて1日おく理由は、上司自身にもあなたが退職を希望した場合の対応を考えておいてもらうためです。強く慰留される場合もあるでしょう。しかし管理職はその一方で「慰留できなかった場合」を必ず考えているものです。その場で退職を告げられて、退職願・退職届を渡されるなどという事態は、上司にとっては何もできない状況で、当然同意もしにくくなります。1日の猶予があれば、必要な場合はあなたの上司はさらに上役へと相談することもできるでしょう。あなたの退職希望を聞く心の準備もできるのです。

ただ、そう心に決めて話そうとしても、確かに上司に対して退職の話を切り出すタイミングは難しいものです。しかしその状況を恐れて先延ばしにしていると、困るのはあなた自身よりもむしろ在職中の会社や社内のメンバーなのだと考えましょう。会社に可能な限り検討、対応してもらう時間をつくるには、あなたができるだけ早く話を切り出す以外に方法はないのです。

退職願 退職届 提出手順 スケジュール
Step3

意思を伝えてから提出する

面談がはじまったら、まず退職したいという意思をはっきりと伝えましょう。そして、退職までのスケジュールを上司と相談していきます。プロジェクトの進捗、仕事の引き継ぎなどを考えて、現実的なスケジュール設定をおこない、コンセンサスを得ていくことが大切です。退職時期の設定は、転職先の入社時期ではなく、ある程度日数の余裕を持っておくことが必要です。状況によっては有給の消化が必要な場合もありますので、この間は転職先の入社も待たねばなりません。

この退職までのスケジュールがしっかり用意されていたら、あなたの退職の決意が強いことも同時に表すことになります。強く慰留されても、安易に妥協したりブレたりしないことが大切です。しかし、それまで社員として得た人間関係や環境、スキル、経験、待遇に対しては率直に感謝を示しましょう。

退職スケジュールとともに重要なのが、社内のメンバーに退職についてどのタイミングでどのように説明していくかということです。これについても上司とよく相談して決めます。あなたにとっては、仕事上や人間関係、信頼関係を損なわないために、どうしても早く打ち明けたいメンバーもいるでしょう。しかし、上司や社内的には、色々な都合があることも考えましょう。あなたの退社後も仕事仲間として関係を続けるのはあなたが退社する会社のメンバーのほうなのです。特に内定を獲得している転職者は退職スケジュールで妥協できません。自分の思いだけを優先するのではなく、自分が去った後の会社の状況を配慮するようにして、社内メンバーにどのように伝えていくかはできるだけ上司や会社の判断に委ねるようにしましょう。

退職願・退職届は直属の上司に手渡しで提出します。上司との面談時には退職時期の了承が得られればその場ではなく、できれば翌日に提出しましょう。これは上司の相談の上、退職願・退職届を書いたことをアピールするためです。しかし、先述の通り、退職願・退職届は提出した日付も重要な意味を持ってきます。退職のスケジュールと齟齬がないよう余裕を持って提出しましょう。

Step4

周囲への気配りも忘れずに

退職願・退職届を直属の上司に提出すると、その情報はさらに上層部へと伝えられます。「うちを辞めて、その後はどうする?生活できるのか?」などと心配して声をかけてくれる上司もいるかもしれません。転職先が決まっていたとしても、退職の日を過ぎるまでは原則として社内の誰にも転職先の社名などを告げるのは避けたほうがいいでしょう。こうした情報は社内外に広まりやすいため、うわさに尾ひれがついて転職に向けてのトラブルの要因となりかねないからです。

また退職の意思についても、直属の上司に伝えるまではほかの社員に話すべきではありません。退職のアナウンスは退職を希望する書類が会社に正式に受理されて、上司からほかの社員に発表されるような形が望ましいでしょう。

残念ながら在職中の会社に対して、ネガティブな理由から退職を決意する場合もあります。そんなとき、会社との関係性が崩れても構わないと考え、一方的に退職を通告して辞めてしまうという人もいます。強すぎる慰留を受けたり、退職を妨害するような行為を受けたりしたとき、転職者もナーバスになってつい感情的になってしまうこともあるでしょう。しかし、退職する企業とトラブルを起こしたまま、転職するのは非常に危険なことなのです。

まず第一に注意すべきは在職会社と転職先会社の関係性です。トラブルを起こしてしまっては、転職先企業にあなたのネガティブな情報を送られてしまう可能性があります。クリエイターの場合活躍する業界は広いようで狭いもの。あなたが無関係だと考えていた会社同士が実はつながっていたりということは大いにあり得るのです。

また退職に際して、在職していた企業の協力がなければスムーズにいかないことも承知しておきましょう。離職に関する書類は退職する企業で作成されます。そしてその書類には本人の希望による退職か解雇かを表記する必要があります。本人が希望して退職する場合、解雇にはなりませんが、退職時のトラブルによって会社との関係性が崩れてしまった場合、会社側から一方的に解雇とされてしまう危険性もあります。

もしあなたが会社の許諾を得られずに一方的に退職しようとした場合、長期無断欠勤や業務妨害とされて、重責解雇の扱いとなってしまう可能性もあります。転職の際、退職か整理解雇か重責解雇かの情報は転職先にもいくことになりますので、重責解雇となった場合、転職の道はほぼ閉ざされることとなってしまいます。

もちろんあなたは労働者の権利として退職でき、法廷で争えば重責解雇を取り下げられるかもしれません。しかし法的には正当だと認められたとしても、転職に大きく影響することは否めません。退職する会社との人間関係・信頼関係を保ち続けることは、それほど大切なことなのです。辞職する会社だからこそ最後まで誠実に対応すること。「立つ鳥、後を濁さず」の原則は今も昔も変わらないのです。

まとめ

ここまで、退職願・退職届の書き方から、提出手順までを解説してきました。退職願・退職届の提出は、これまで関わってきた仕事仲間との人間関係を大きく変えるきっかけとなります。理解を得られなかったり、せっかく積み上げてきた信頼関係に亀裂が生じたりする事態も考えられます。そんなときだからこそあなたは転職の主体者として、途中で投げ出すことなく、相手の立場に立ってものを考え、責任を持って行動する必要があるのです。

それまで在職した会社の人々の心情を思えば、どのような理由であれ、仲間が会社を去って行くのを見送るのは寂しいものです。また、上司や同僚は心配や羨望といった複雑な感情が働く場合もあるでしょう。このように退職を巡る心情は極めてデリケートなものですから、退職届を提出した後は周囲の人に対して気配りを忘れないようにしましょう。

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